Por: Alejandro Bruzzo
¿Cuál es la meta de la gestión del portafolio de proyectos? Ayudarnos a manejar la eficiencia y efectividad de estos esfuerzos en la organización. ¿Cómo lograrlo? Al asegurar que todos los programas, proyectos e iniciativas existentes son visibles, planeados y alineados a los objetivos estratégicos de la organización.
Con el avance constante de las prácticas ágiles en las organizaciones, también la gestión de portafolios se ha visto impactada por la necesidad de escalar estas prácticas. Sea por los beneficios reportados a nivel de proyectos, la habilidad para gestionar cambios, el aumento en la productividad de los equipos y la mejora en la visibilidad de los componentes.
Algunas razones para usar prácticas ágiles en la gestión de portafolios son:
- Cambios en el entorno de negocio que modifican la prioridad de los componentes.
- Mercado competitivo que obliga a hacer cambios.
- Prácticas que cambian en el tiempo.
- Incertidumbre en la disponibilidad de recursos.
- Proyectos que nacen por fuera de la estrategia.
- Cambios frecuentes en la estrategia de negocio.
Ahora bien, los enfoques tradicionales de gestión del portfolio no están diseñados para dar respuesta al impacto que los procesos de transformación generan en las empresas. Entonces, es necesario tener en cuenta los desafíos que se presentan, como los ciclos continuos de cambios y las decisiones que deben tomarse al respecto. Así como también las particularidades de los proyectos de tecnología en términos de complejidad y riesgos, más la necesidad de conseguir una ventaja competitiva sustentable sobre la eficiencia y la innovación.
Indudablemente, el enfoque tradicional debe evolucionar hacia uno ágil, en el que la ejecución de la estrategia se plantee a nivel de valor y beneficios; y su realización pueda verse como parte de un flujo continuo, manejado por iteraciones, donde entran recursos y salen capacidades. En el siguiente cuadro se detalla una comparación entre ambos enfoques:
Las prácticas ágiles deben confinarse dentro de una filosofía de trabajo comprometida: abordar una mentalidad ágil no significa que no se deban seguir ciertos procesos o que se sustente en la documentación correspondiente. Muchas empresas se rehúsan a la adaptación de prácticas ágiles ya que las asocian con entornos de comportamiento no controlados, que propician prácticas deficientes.
Ahora, si la transformación digital tiene su grado de complicación, todo lo que está surgiendo como post digital es más complejo aún. Las ventajas por implementar digital se ecualizan, dado que bien o mal, todos llegaran al mismo lugar.
Las compañías van a tener que diferenciarse aún más poniendo foco en el valor, con la gestión del portfolio como herramienta clave para trabajar análisis de valor y su priorización estratégica. Todos los ciclos se acortan. Si antes priorizábamos en ciclos anuales, ahora la mayoría ya lo hace trimestralmente, re-priorizando y reasignando el presupuesto. Y no es descabellado esperar que en poco tiempo más se definan ciclos de revisión en periodos aún más cortos: ¿mensuales? ¿Estás preparado?
Como uno de los pilares de nuestro play de transformación Portfolio & Process Transformation hemos definido Gestión Ágil de Portafolios, y contiene tres abordajes:
- Estrategia e Inversión: vincula la estrategia de la organización con el portfolio, la visión del portfolio en si, el nuevo modelo presupuestario asociado, y la definición de un roadmap o flujo de portfolio adecuado.
- Operación Ágil del Portfolio: la coordinación de los elementos de la cadena de valor y la ejecución del mismo.
- Evolución de la PMO: se propone un journey de evolución de la tradicional PMO a modelos más actuales como APMO (agile PMO), EPMO (enterprise PMO) o VRO/SRO (value realization office, strategy realization office).
Todo esto dentro de un marco de referencia como SAFe (Scaled Agile Framework) o similar, en el que una de sus competencias clave es Portfolio Management.
En Together Business Consulting contamos con el conocimiento, la vocación y la experiencia para ayudarlos a recorrer esta necesaria Transformación del área de Gestión de Portafolios.
